PROPÓSITO DE LA POLÍTICA: Definir responsabilidades en el manejo y tratamiento de los Datos Personales que figuren en nuestra base de datos y los archivos de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S., cumpliendo con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, el decreto 1074 de 2015 y las normas que modifiquen o adicionen el Régimen de Protección de Datos Personales.
Importante: Nuestra intención con esta Política es informar debidamente al aportante de la información sobre el uso final de sus Datos Personales y los derechos a los que tiene en virtud de la autorización que nos otorga, así mismo establece los parámetros a implementar en el manejo de los datos personales dentro de nuestra organización.
ALCANCE DE LA POLÍTICA: La Política de Tratamiento de Datos Personales es aplicable a las personas que tengan o hayan tenido alguna relación con nuestra empresa: empleados vinculados y desvinculados, postulantes a algún cargo en la empresa, proveedores, clientes o terceros cuyos datos personales figuren en nuestra base de datos.
RESPONSABLE DE LA POLÍTICA Y CONTACTO: MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. Carrera 41 No.26C-38 barrio Siete de Agosto, municipio de Villavicencio, departamento del Meta, Colombia. Página web www.multilatinoamericanos.com, contacto 310 3059262. Correo electrónico: multilatinoamericanos@gmail.com
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento expreso previo e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación escrita o verbal generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto de datos personales con un orden específico que permite el tratamiento de estos.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible de serlo. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Habeas Data: Derecho fundamental autónomo e independiente consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y desarrollado por la Ley 1581 de 2012, que asigna a las personas la facultad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
GARANTÍAS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S.: Tenemos una plataforma online par el ingreso de la información recibida además de un archivo digital de los documentos que la soportan, a cargo del área de Logística garantizando que la información suministrada por el titular del dato será utilizada única y exclusivamente para los fines dispuesto en la autorización previa.
AVISO DE PRIVACIDAD: MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. comunicará al titular en el momento de recibir la de manera verbal, escrita o a través de cualquier medio electrónico las políticas del tratamiento de la información por medio de un aviso de privacidad que deberá contener la información a que se refiere el Artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.
El Aviso de privacidad está contenido en el Documento Autorización para el tratamiento de datos personales, que hace parte integral de la política de tratamiento, privacidad y protección de Datos Personales de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S.
AUTORIZACIÓN: El documento de Autorización para el tratamiento de datos personales que hace parte de la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S., reposa en nuestra página en formato Pdf para descargar y diligenciar por parte de los interesados. De igual forma impreso en nuestra sede ubicada en la Carrera 41 No.26C-38 barrio Siete de Agosto, municipio de Villavicencio, departamento del Meta, Colombia.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de Datos Personales en MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. implica la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, emisión y destrucción en la forma permitida por la normatividad colombiana vigente.
Se hace con un propósito específico en cada caso. La información que MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. solicita a las personas y empresas que tengan algún vínculo con nosotros y se limitará a aquellos Datos Personales pertinentes y necesarios para el fin que son recolectados o requeridos, en especial se proveerá de información en torno al transporte de carga, conforme a la normatividad vigente; salvo en los casos previstos en la Ley, no se podrán recolectar Datos Personales sin autorización del Titular.
MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. tiene la obligación de conservar la información bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias impidiendo adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso indebido garantizando que la información que se suministre al responsable del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Datos Sensibles y Datos de Menores de Edad: El tratamiento de datos sensibles de niños, niñas y adolescentes cuyos representantes sean los empleados vinculados o no, lo realizará MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. solicitando al titular su previa autorización explícita indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.
Finalidad del Tratamiento de Datos Personales: Los datos personales como nombre y apellidos, número de identificación, genero, fecha de nacimiento, domicilio, números de teléfono, número celular y correo electrónico; son utilizados para el cumplimiento del objeto social de la empresa y especialmente para dar cumplimiento a las obligaciones laborales, adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los trabajadores de la empresa, informar y emitir comunicados de tipo corporativo.
Tratamiento de Datos Personales de empleados: Busca dar cumplimiento legal a la forma de administrar y operar el subproceso de gestión humana en cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral, como integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina, pagos y reportes al sistema general de Seguridad Social en Salud, auditorías internas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad, envío de información de interés de la empresa y otras obligaciones laborales.
Los datos personales suministrados en las hojas de vida durante el proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral son utilizados para verificar y confirmar su identidad, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactar y enviar información referente a las distintas etapas del proceso de selección, contactar a sus familiares, dependientes, económicos o beneficiarios en caso de emergencia.
Tratamiento de Datos Personales de los Proveedores: Se utiliza los datos personales de proveedores en cumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas entre las partes, tales como: investigar antecedentes de acuerdo con los procedimientos establecidos a nivel interno por MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S.
Tratamiento de Datos Personales de los Clientes: Los datos personales de clientes se utilizan para verificar antecedentes de acuerdo con los procedimientos establecidos a nivel interno por MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S., contactar a clientes para la prestación del servicio, información de las novedades, cumplir con las obligaciones contractuales y de ley a que haya lugar.
Tratamiento de Datos Personales de Terceros: Los datos personales de terceros son tratados con la finalidad de proteger la seguridad de la compañía y de los mismos terceros en los casos a los que haya lugar dentro de la empresa.
Dada la actividad económica de la empresa los datos personales de conductores propios y terceros, propietarios y/o tenedores de vehículos, será transmitida a las compañías operadoras que actúan en calidad de clientes de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S., de acuerdo con las obligaciones contractuales entre el cliente y la empresa. Los datos personales que se mencionan en este apartado también serán transmitidos a entidades estatales de acuerdo con los requisitos Legales que se aplican a la actividad del transporte terrestre de carga.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD.
MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. utilizará la información para:
- Prestar servicios establecidos en el objeto social de la empresa.
- Promocionar nuevos productos o servicios que estén relacionados o no el contrato o con el titular.
- Cumplir con las obligaciones contraídas con el titular.
- Informar cambios en productos o servicios de la empresa.
- Evaluar calidad en productos o servicios.
- Compartir y emitir a terceros datos personales para fines establecidos en las actividades operacionales de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S.
- Auditar internamente el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
- Dar respuesta a requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
- Cumplir con los reportes a las entidades a las que está obligado MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. como la Superintendencia de Puertos y transportes, UIAF, Ministerio de Transportes, Dian, etc., y todas las que lo requieran.
DERECHOS DE LOS TITULARES: Los datos personales deben ser administrados bajo los principios rectores del tratamiento de Datos Personales descritos en el artículo 4 de la 1581 de 2012, los titulares de la información en todo momento tienen derecho a exigir que en el tratamiento de sus datos personales se respeten dichos principios.
Principio de Legalidad: El tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
Principio de Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
Principio de Finalidad: La finalidad del tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por las personas previstas en la Ley.
Principio de Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o por mandato legal o judicial.
Principio de Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Veracidad y Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
El titular podrá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Este derecho se podrá ejercer también cuando los datos se encuentren inexactos, parciales, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido por la Ley o no haya sido autorizado por el titular.
Solicitar al responsable del tratamiento prueba de autorización otorgada por la empresa para realizar el tratamiento, salvo cuando se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones frente a lo dispuesto en la normatividad vigente y aquella que modifique el Régimen de Protección de Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la Ley.
DEBERES DE LOS TITULARES: Los titulares deberán mantener actualizada su información y garantizar en todo momento la autenticidad de esta. MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. no se hará responsable en ningún caso por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información entregada.
CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN. La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública o en casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR: Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
- Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la empresa.
- Por los causahabientes del titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad).
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. de acuerdo con los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de datos personales y las distintas dependencias tanto administrativas como operativas actuarán como encargados del tratamiento de datos personales, con los siguientes responsables:
Para el tratamiento de los datos personales de empleados vinculados y desvinculados o postulantes en proceso de selección, actúa como encargado del tratamiento el Coordinador de Gestión Humana y SST. Los titulares deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo electrónico multilatinoamericanos@gmail.com.
Para el tratamiento de datos personales de clientes y proveedores como encargados del tratamiento estarán las áreas administrativas, contabilidad, comercial y logística. Los titulares deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo electrónico multilatinoamericanos@gmail.com.
Para el tratamiento de datos personales de terceros y demás grupos de interés que ingresen a las instalaciones de la empresa, actúa como encargado el Coordinador de Gestión Humana y SST. Los titulares deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo electrónico multilatinoamericanos@gmail.com.
Para ejecutar las actividades propias del proceso Gestión Logística, en la programación diaria de la prestación de servicio de transporte terrestre de carga, los titulares deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo electrónico multilatinoamericanos@gmail.com.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información y/o revocar la autorización, en cualquier momento dirigiéndose con el responsable del tratamiento de sus datos personales a través de correo electrónico, telefónicamente, por escrito o personalmente.
La revocatoria de autorización o supresión en el tratamiento de los datos personales se podrán solicitar en cualquier momento mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley de la Ley 1581 de 2012 y el procedimiento indicado en esta Política.
Para la atención de consultas, solicitudes y reclamos, hecha por el titular de la información o por sus causahabientes, o por entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud a los que el titular esté o hubiere estado vinculado debe contener como mínimo la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
- Cualquier otro elemento que facilite la localización de los datos personales.
Consultas: Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S., el titular de la información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los medios señalados.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no sea posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y/o Decreto 1377 de 2013, podrán presentar un reclamo ante MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. dirigido al responsable del cargo de Coordinador de Gestión Humana (Contacto: 310 3059262, E-mail: multilatinoamericanos@gmail.com) quien es la persona designada y encargada para tramitar tales reclamos, el cual será tramitado bajo los siguientes requisitos:
Los derechos de rectificación, actualización, supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:
- El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
- Su representante, previa acreditación de la representación.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada como mínimo con la siguiente información:
- Nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
- La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, la solicitud concreta y los documentos que se quiera hacer valer.
- En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Si la información requerida para realizar el reclamo resulta incompleta, se informará al interesado dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Recibido el reclamo completo, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o causahabiente solo podrá elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento en MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S. y este no haya sido resuelto.
VIGENCIA: Para el periodo de vigencia de las bases de datos se tendrá en cuenta las reglas y principios generales que rigen conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información. La presente Política de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales rige a partir del 12 de octubre de 2016. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de MULTISERVICIOS LATINOAMERICANOS S.A.S.